نقش فناوري اطلاعات در مديريت دانش

2-اطلاعات، مواد خام دانش.

3-يادگيري، فرايند تجديد و بهنگام سازي دانش.

سازمانها قبل از تعيين نقش خاص فنّاوري اطلاعات با تعريف راهبرد دانش خود كسب و كار در شكل كلي را شروع مي كنند. اين راهبرد دانش سه سؤال را مورد خطاب قرار مي دهد:

1. چه مقوله هايي از دانش مورد نياز است تا راهبرد كلي كسب و كار سازمان را پشتيباني كند؟ اين مستلزم بررسي جامع زنجيره ارزشي شركت مي باشد تا معين شود كدام بخشها و فعاليتها بيش از همه براي موفقيت حساس و حياتي است و چگونه يك پايگاه دانشي بهبود يافته مي تواند به اين بخشها و فعاليتهاي حياتي ارزش اضافه كند.

2. وضعيت جاري دانش شركت چيست ؟ عبارت است از اينكه چگونه سازمان در شكل جاري دانش را ارزيابي مي كند؛ درك نقشي كه دانش در راهبرد كلي كسب و كار بازي مي كند، تعيين محل دانش مهمي كه هنوز جمع آوري نشده؛ و شناسايي شكاف دانشي، كه اجزاي مهم داده هايي هستند و نمي توان آنها را در اندرون سازمان يافت.

3. چگونه مي توان شكاف دانشي را پر كرد ؟ اين امر دربرگيرنده يافتن طرق تحول و تبديل پايگاه دانش جاري سازمان به يك پايگاه دانش جديد و قدرتمند است. اين كار چالش اصلي براي مديران جديد دانش محسوب مي شود.

گوپال و گاگنون خاطر نشان مي سازند كه اين قلمرو اخير ممكن است قلمروي باشد كه رهبران نظامهاي اطلاعات در آن بيشترين پيشنهاد را داشته باشند: « به علت اينكه پر كردن شكاف در درجه اول با ارتباط دادن افراد دانشمند از داخل و خارج شركت ميسر است، رهبران نظامهاي اطلاعات مي توانند با تأمل در مهارتهاي شبكه اي مستقر خود و با استفاده از نقشهاي چند وظيفه اي متداول به آنها ديدگاههاي منحصر به فرد در خصوص راه حلهاي مبتني بر دانش اثر بخش بدهند».

يكي ديگر از قلمروهاي اصلي كه فنّاوري اطلاعات مي تواند در مديريت اطلاعات، حياتي باشد مواد خامي است كه از آن دانش توليد مي شود. فنّاوري اطلاعات از قبل فرايند شناسايي، استخراج و ذخيره سازي داده هاي لازم را از هزاران منبع خارجي و داخلي درك مي كند. زماني كه اين داده ها به شكل درست خود تسخير و ذخيره شدند مي توان با سهيم شدن، بهنگام سازي و كاربردي كردن در قلمروهاي مختلف سازمان قرار داد.

براي اينكه اطلاعات به گونه اي اثر بخش اداره شوند گوپال و گاگنون به مديران نظامهاي اطلاعات توصيه مي كنند كه روي پنج وظيفه تأكيد كنند :

1. تعيين هدف . راهبرد كسب و كار و تجارت سازمان مكانهاي منطقي شروع تعيين اهميت اطلاعات در عمل هستند.

2. تعريف فرايندها . فنّاوري اطلاعات مجموعه اي از فرايندهاي مديريت اطلاعات عام را تعريف مي كند.

3. ساخت زيرساختها . نظامهاي رايانه و فنّاوري ارتباطات، بزرگترين و گران ترين بخش اين زير ساخت در بسياري از سازمان به شمار مي روند. زيرساخت كامل اطلاعات بايد دربرگيرنده اسناد، شبكه هاي انساني، و ساير عناصر غيرفنّاوري اطلاعات باشد. نهايتاً اينكه، زيرساخت بايد متشكل از افراد، فرايند و فنّاوري باشد.

4. انگيزش افراد و پاداش دهي به آنان. سهيم شدن در اطلاعات در بسياري از سازمانها، به طور طبيعي رخ نمي دهد، جاهايي كه نظام پرداخت، ترفيع و امنيت شغلي براي حمايت از احتكار اطلاعات تلقي مي شود. طيف وسيعي از خط مشيها و اقدامات سازماني بايد تغيير كند تا كاركنان با اشتياق بتوانند در اطلاعات سهيم شوند، و نه اينكه آن را داراييهاي شخصي خود بدانند. روند مشابهي نيز با شدت بيشتر در خصوص دانش مطرح است.

5. اندازه گيري نتايج . اندازه گيري ارزش فنّاوري اطلاعات دستيابي به مديريت يادگيري، يعني سومين قلمرو دانش براي تسلط بر فنّاوري اطلاعات مي باشد. يادگيري روشي است كه سازمانها از طريق آن داراييهاي دانشي خود را انتقال و افزايش مي دهند. اگر اين دارييها در سرتاسر سازمان منتشر نشود، سازمان نفعي از آنها به دست نمي آورد و نمي تواند آنها را افزايش دهد.

فرايند به كارگيري و رشد داراييهاي فكري يادگيري سازماني است. افراد از تجربه ياد مي گيرند. آنها عملي انجام مي دهند، نتايج آن را تجربه مي كنند، و آن درس را دروني مي سازند. سازمانها نيز از تجربيات خود درس مي گيرند، به گونه اي كه گوپال و گاگنون اظهار مي كنند؛ ولي در سطح سازماني، فرايندها دور از دسترس است و بلاواسطه نمي توان بدانها دسترسي پيدا كرد. بنا به قول گوپال و گاگنون فناوري اطلاعات مي تواند يادگيري سازماني را به چهار طريق تسهيل بخشد :

1. آزمايش گري مداوم . اين امر خطراتي دربر دارد. ولي مديران فنّاوري اطلاعات مي دانند كه خطرات آزمايش گري را مي توان با توانايي ساخت سريع نمونه هاي اول و آزمون پيشنهادي جديد تبديل كرد. فنّاوري اطلاعات بايد اين تخصص و توانايي فني را با كاركنان دانش سهيم شده، مدلهاي تاييد شده را براي نمونه سازي و آزمون در حوزه هاي كاري در اختيار آنها قرار دهد.

2. سنجش دقيق. فنّاوري اطلاعات كنترل گسترده تجربيات، سنجش و معيارزني را دارد. تواناييهاي فناوري اطلاعات مي تواند در حوزه مديريت دانش به كار گرفته شود و فرايندهاي سنجش و روشهاي آن با كاركنان دانش تسهيم شود.

3. ارتباطات گسترده. ارتباطات از عناصر حياتي دانش سازماني به شمار مي رود. بدون آن، يادگيري در سطح افراد متوقف مي شود، و هر دانش جديد از اين كه به دارايي تبديل شود تا كل سازمان بتواند از آن بهره مند شود باز مي ماند. چون مديران فنّاوري اطلاعات در ابزارهايي كه از ارتباطات گسترده سازماني حمايت مي كنند، خبره هستند تنها آنها واجد شرايط هستند تا اينگونه ارتباطات را مورد تشويق قرار دهند، اگر نتوانند آن را آسان سازند.

4. جامعه پذيري . پرورش يك فرهنگ سازماني كه يادگيري و سهيم شدن در اطلاعات را پاداش دهد و ارزش قائل شود بايد هم در سطح سازماني و هم در سطح فردي به اجرا گذاشته شود. اين نوع فرهنگ را مي توان به طرق مختلف به دست آورد، ولي يكي از بارزش ترين موارد اثرات فرهنگي گروه افزار مانند اسناد لوتوس مي باشد. گروه افزار ممكن است نتواند يك شبه يك كار تيمي را كه سرشار از رقابت داخلي است معرفي كند، ولي همكاري توأم با همدلي را مي تواند مورد تشويق قرار دهد. فنّاوري اطلاعات به خوبي مي تواند ابزارهايي براي كمك به اشاعه فرهنگ مشاركت فراهم كند؛ از پست الكترونيكي گرفته تا مجامع مباحثات وصل – خط، تا كنفرانسهاي ويدئويي.

به علت اينكه فنّاوري اطلاعات نقش كليدي را در مديريت دانش بازي مي كند، شركتها نوعاً به سازمان فنّاوري اطلاعات براي رهبري و هدايت نزديك مي شوند. براي بسياري از مسئولان ارشد اطلاعات و ساير مديران اجرايي فنّاوري اطلاعات، اين معني دربرگيرنده فرصتهاي خيره كننده است كه نقش اوليه رهبري را در توسعه قلمروهاي سرمايه فكري بر عهده گيرند و به روشني، ارزش نهايي فنّاوري اطلاعات را به اثبات برسانند.

گوپال و گاگنون اين فرصت را با يك هشدار تعديل مي كنند: « مديران اجرايي نظامهاي اطلاعات فقط وقتي مي توانند موفق شوند كه ديدگاهي مبتني بر آزادانديشي در پيش گيرند؛ بدين معني كه تقويت دانش سازماني را به عنوان هدف نهايي و فنّاوري اطلاعات را به عنوان يكي از بسيار ابزارهايي كه مي تواند به سازمان در درك مزاياي رقابتي سنجيده كمك كند ببينند.» چنانچه فنّاوري اطلاعات به مديريت دانش صرفاً به عنوان فرصتي جهت فنّاوري جديد نزديك شود، فنّاوري اطلاعات و هر نوع ابتكار مديريت دانش با شكست مواجه خواهد شد.

زير ساخت فني مديريت دانش :

بسياري از سازمانها به مديريت دانش از جنبه اطلاعات، از طريق سازمانهاي فنّاوري اطلاعات (IT )و نظامهاي اطلاعات (IS )و ارتباطات شبكه اي نزديك مي شوند. آنها از آنجا، ساختار معماري مديريت دانش خود و زيرساخت فني را مي سازند.

معماري مديريت دانش :

معماري مديريت دانش ساختار پايگاه دانش سازمان را مشخص مي كند. معماري مديريت دانش چگونگي تبديل و تحول اطلاعات به دانش و چگونگي انتقال و ارتباط آن را ارائه مي دهد. معماري مديريت دانش طرح كلي زيرساخت فني مديريت دانش را در دسترس قرار مي دهد؛ يعني مجموعه نظامها، فنّاوريها و ارتباطاتي كه چهارچوبي براي حمايت فناوري مديريت دانش سازمان فرام مي كند. در عين حال، بايد عنوان كرد كه كار معماري مديريت دانش چيزي بيش از صرفاً توصيف دانش سازمان است. اين معماري مديريت دانش را به راهبرد كلي سازمان مرتبط مي سازد. سازمان دانشگاه نيست كه دانش را به خاطر دانش نشر و نما دهد؛ بلكه بنگاهي است با رسالت راهبرد خاص خود. بنابراين، مديريت دانش بايد در خدمت رسالت و راهبرد نهايي آن بنگاه قرار گيرد.

معماري فنّاوري اطلاعات سازمان:

پيمايشهاي تحقيقاتي متعددي كه در مجلات فنّاوري پيشرو منتشر شده، نشان مي دهد كه مديران اجرايي فنّاوري اطلاعات به اهميت معماري فنّاوري اطلاعات سازمان اذعان دارند. معماري فنّاوري اطلاعات سازمان دربرگيرنده زيرمجموعه معماري براي داده ها و اطلاعات، نظامها، شبكه ها و رايانه هاي روميزي، سخت افزار و نرم افزار مي باشد. اين امر بايد با راهبرد كسب و كار سازمان تنظيم شود، و معماري فنّاوري اطلاعات و راهبرد متناسب با فناوري اطلاعات بايد راهبرد سازمان را مورد حمايت قرار دهد. معماري مديريت دانش زير مجموعه ديگري از فناوري اطلاعات را ارائه مي دهد.

شكل 1-8 معماري و زيرمجموعه معماري سازمان

استفاده از معماري و زيرمجموعه معماري  كه اغلب بر حسب سطوح توصيف مي شود، چهارچوبي را فراهم مي آورد كه تصميمات مترتب اطلاعات در آن رخ مي دهد. با استقرار معماري فنّاوري اطلاعات مديريت مي تواند تصميمات معقولي در خصوص سرمايه گذاري در تلاشهاي جديد فنّاوري اطلاعات، همچون مديريت دانش، محاسبهC/S، يا پايگاههاي داده اي توزيعي به عمل آورد. چنين معماري تضمين مي كند كه سازمان مي تواند از سرمايه گذاريهاي فنّاوري اطلاعات، كه در اصل براي يك منظور ساخته شده، در خدمت منظور ديگر استفاده كند.

سازمانها بدون معماري منسجم براي هدايت شدن، نهايتاً داراي مجموعه اي از نظامهاي ناهمگون و غيرمنطبق بر هم مي شوند. بسياري از سازمانها ردپايي از اين گونه نظامها را هم اكنون هم دارند؛ نظامهايي كه سازمانها قبل از ايجاد معماري فنّاوري اطلاعات كار وكسب، آنها را خريداري كرده به مرحله اجرا درآورده اند. مشكلاتي كه اين نظامها ايجاد مي كنند، سازمانها را كماكان مضمحل مي كنند.

مشكل اين نيست كه اين نظامهاي خاص مقصرند. برعكس، بسياري از آنها به نحو مطلوب براي وظايف خاصشان بهينه شده اند؛ در عوض، بدون هيچ معماري فنّاوري اطلاعات در كسب و كار، اين نظامها به جزايري از فنّاوري تبديل مي شوند كه قادر به ارتباط با ساير نظامها براي مشاركت در داده ها نيستند.

مديريت دانش بايد قسمتي از معماري فنّاوري اطلاعات سازمان باشد. پس از تجربه كردن مشكلات مترتب بر ميراث فناوري اي كه با فناوري ديگر ناسازگار بود، مديران امروزين محتملاً در صدد ساخت نظامهاي كاملاً مجزايي كه مديريت دانش را خارج از ساختار فنّاوري اطلاعات شركت مورد حمايت قرار دهد نيستند.

معماري سازمان :

مالهوترا در يك گزارش دولتي تحت عنوان معماري سازمان : يك بررسي نياز به معماري براي مديريت دانش را مورد ارزيابي و تبيين قرار مي دهد. در اين گزارش، معماريهاي مختلفي را كه كل ساختار معماري سازمان را تشكيل مي دهد مورد شرح و بسط قرار مي دهد :

معماري تواناييهاي راهبردي . طراحي كلي براي سازمان و تواناييهايي كه سازمان براي دستيابي به اهداف سازمان و تحقق بصيرت سازماني در پيش مي گيرند.

معماري كسب و كار. تواناييهاي بنيادي را كه سازمان جهت نيل به راهبردهاي كسب و كار لازم دارد كه آنها نيز براي نيل به بصيرت و رسالت سازمان ايجاد شده اند مشخص مي كند. عناصر معماري كسب و كار، براي مثال شامل اهداف و آرمانها، عوامل بازار، و ذي نفعهاي مختلف اعم از كاركنان، قانونگذاران مالياتي، مشتريان و صاحبان سهام مي باشند. تا حدي كه فنّاوري اطلاعات از نظر اهميت افزايش پيدا كرده و نقش راهبردي تري را در سازمان تقبل كرده است( خود را با كسب و كار همساز كرده است)، به عنوان عنصر تشكيل دهنده معماري كسب و كار نيز تلقي مي شود.

معماري اطلاعات . نيازهاي اطلاعاتي سطح بالاي سازمان را به شكل راهبرد فنّاوري اطلاعات مشخص مي سازد. معماري اطلاعات با كار كردن از طريق برنامه كسب و كار، اهداف و محدوديتها و نيازهاي برنامه ريزي براي فنّاوري اطلاعات را تعريف مي كند. پرونده كاربردي سازمان در درجه اول برحسب واژه هاي كسب و كار سطح بالا كه نيازهاي كسب و كار را به كاربردهاي مشخص و خاص آن مرتبط مي سازد، تعريف مي شود. اين در حقيقت طرح كلي است كه بسياري از مديران اجرايي فنّاوري اطلاعات در مسير اين تلاشها هدايت مي شوند.

معماري دانش. مكان و نجوه كسب و انتقال دانش سازمان را مشخص مي كند. معماري دانش هم دربرگيرنده دانش ضمني و هم دانش مشخص و ملموس مي باشد. معماري دانش به گونه اي طراحي مي شود كه هم از معماري كسب و كار سازمان و هم از معماري اطلاعاتي آن كاملاً حمايت كند. معماري دانش به چگونگي خلق و ايجاد دانش و به كارگيري آن و اينكه چگونه سازمان ياد مي گيرد مي پردازد.

معماري داده ها. اين معماري به موازات جزء جزء شدن روزافزون خود، اين امر را مشخص مي كندكه چگونه داده ها جمع آوري، پردازش، ذخيره سازي و توزيع مي شود تا درخدمت خواسته هاي معماري كسب و كار و اطلاعات قرار گيرد. همچنان كه مالهوترا اشاره مي كند، اين معماري « نيازهاي حال و آينده براي جمع آوري، استفاده، تجديد، القاء، و انتقال داده ها را دردرون و بيرون مرزهاي سازمان»تعريف ميكند.معماري داده ها دربرگيرنده قلمروهاي مختلفي است كه عبارتند از :

پايگاههاي داده اي براي تسهيل نظارت و بررسي اجمالي محيط.

استفاده از پايگاههاي داده اي براي اطلاعات رقابتي.

تفاهم نامه هاي داده اي براي استفاده از EDI جهت نظامهاي اطلاعاتي بين سازماني يا تمركز بخشي الكترونيكي فرايندهاي تجاري با فرايندهاي شركاء تجاري.

همچنان كه مالهوترا اشاره مي كند، معماري داده ها بايد موارد زير را نيز مورد ملاحظه قرار دهد:

پايگاههاي داده اي توزيعي جهت فراهم آوردن يك نقطه نظر مشترك داده اي در سرتاسر سازمان.

يكپارچگي و امنيت داده ها.

انبار ذخيره سازي داده اي كه نيازمنديهاي سازمان را در سطوح داده اي در نظر گيرد.

ابزارهاي مدل سازي داده اي.

ابزارهاي توسعه مانند كيس¹و اسناد لوتوس.

پايگاههاي داده اي.

فرهنگ لغتهاي داده اي.

زبانهاي پرسش و جستجو.

مالهوترا عنوان مي كند كه « اساساً اين سطح جنبه هاي متنوع مرتبط به داده ها را با كاربردهاي كسب و كار و نظامهاي مرتبط با تفاهم نامه ها و ساير كاربردهاي سخت افزار و نرم افزار همسو و متحد مي كند». اين كاربردهاي مختلف شامل موارد زير مي باشد(شكل 2-8 ).

معماري نظامها. نظامها، فناوريها، و سخت افزار و نرم افزار لازم را جهت حمايت از اطلاعات و داده هاي مورد نياز سازمان مشخص مي كند. محاسبه c/s، شبكه هاي داخلي(اينترنت )، و موضوعات نظامهاي مبتني بر وب را حل و فصل مي كند.

معماري ارتباطات. شبكه هاي ارتباطاتي، ابزارهاي شبكه اي، تفاهم نامه ها، و فنّاوريهايي را كه در جهت ارتباط نظامها و كاربران مورد استفاده قرار مي گيرند و مشخص مي كند.

زير ساخت فني مديريت دانش :

مديران با كار از طريق معماري دانش مي توانند زير ساخت فني مديريت دانش¹ (مجموعه اي از نظامها، فناوريها، شبكه ها، تفاهم نامه ها، و معيارهايي كه جهت حمايت از راهبرد دانش سازمان لازم است) را توسعه دهند. برخي از اجزاي زير ساخت دانش را احتمالاً بايد خريد يا ساخت. ولي بسياري از آنها، از قبل وجود دارند و فقط بايد درحمايت از فناوري دانش جهت گيري مجدد در آن صورت گيرد.

براي مثال:

رايانه هاي شخصي روميزي و شبكه هاي حوزه محلي( LANs )از عناصر ابزاري زيرساخت دانش به شمار مي روند؛ ولي اكثر سازمانها، نيازمند تحقق بخشيدن به رايانه هاي شخصي و شبكه هاي منطقه اي محلي نيستند؛ زيرا آنها از قبل وجود دارند. آنها را- احتمالاً با برخي از نرم افزارهاي جديد يا فناوري تكميلي- در جهت حمايت از مديريت دانش فقط بايد به كار گمارد.

خود راهبرد دانش اين موضوع كه چگونه سازمان به كارگيري دانش جهت تحقق اهداف سازماني را دارد تعريف مي كند. راهبرد دانش پلي بين فناوري اطلاعات با سازمان يعتي فرصت ديگري جهت همسو و منحد كردن فناوري اطلاعات با سازمان به عنوان يك عنصر راهبردي مي شود.

شكل 3-8 عناصر زير ساخت مديريت دانش را نشان مي دهد.

شكل3-8 عناصر زيرساخت مديريت دانش

شبكه ها :

تقريباً امروزه هر سازماني از چندين شبكه و ارتباطات شبكه اي تشكيل شده است :

شبكه هاي حوزه محلي(LANs )، شبكه هاي حوزه وسيع (WANs )، ارتباطات از طرق شماره گيري¹شبكه هاي بازمانده²معماري شبكه نظامها ³و ساير شبكه ها. اين شبكه ها (برخي بيش از ديگران) در حمايت از سهيم شدن در اطلاعات نقش حياتي دارند. ساير شبكه ها از انتقال داده ها و اطلاعات به نظامهايي كه آن را به دانش قابل تسهيم پالايش مي كنند و انتقال مي دهند حمايت مي نمايند. امروزه، اين شبكه ها دسترسي به پايگاههاي داده اي و كاربردها را در تسخير و در برگرفتن بسياري از اطلاعات الكترونيكي سازمان – مواد خام براي دانش- فراهم مي آورد.

شبكه هاي خارجي⁴شبكه هاي داخلي هستند كه فناوري اينترنت و اينترانت را به كار مي گيرند و براي دسترسي محدود خارجي باز شده اند. شبكه هاي خارجي جهت مرتبط ساختن شركاي تجاري و همكاران آنها به شكلي كاملاً مطمئن و به صورت ارتباطات غيرعلني در سرتاسر شبكه اينترنت به كار گرفته مي شوند.

منتقل نموده، به دانش خارج از سازمان دسترسي پيدا مي كنند.(شكل 4-8 )

شكل 4-8 عناصر سازنده زيرساخت شبكه سازي

ذخيره سازي ¹

نظامهاي ذخيره سازي اطلاعات و داده هاي سازمان گنجينه هاي مواد خام هستند كه دانش از آنها ساخته مي شود. علاوه بر آن، دانش سازمان بايد در پايگاههاي داده اي قابل دسترس ذخيره شود، كه به آنها به عنوان پايگاههاي دانش اشاره مي شود. عناصر ذخيرهبه عنوان مثال، شامل پايگاههاي داده اي شيئي و شيئي- ارتباطي ² ،و ذخيره هاي داده هاي محلي ³، پايگاههاي داده ايدسترسي مايكروسافت⁴يا نظام مديريت فايل تخت⁵متصل به يك كاربرد مي باشند.

انتظار مي رود كه پايگاههاي داده اي و پايگاههاي دو رگه داده اي شيئي- ارتباطي نقشهاي مهم فزاينده اي را به موازات اينكه سازمانها اطلاعات و دانش را در صورت انواع داده هاي غيرمتعارف  ذخيره مي كنند بازي كنند. اين نوع داده هاي غيرمتعارف شامل تصاوير ثابت و تصاوير سمعي – بصري خواهد بود. سازمانها قسمت اعظمي از اطلاعات و دانش را از قبل به عنوان انواع داده هاي غيرمتعارف همچون ويدئوهاي آموزشي كه براي در دسترس قرار گرفتن سريع جستجوگران دانش ذخيره مي شوند در اختيار دارند.

ذخيره هاي داده هاي محلي، پايگاههاي داده اي كوچكي هستند كه داده ها و اطلاعات مورد استفاده توسط افراد، گروههاي كاري، بخشهاي كوچك، يا كاربردهاي كوچك را ذخيره مي كنند. اغلب ، اينها متشكل از پايگاههاي داده اي روميزي معمولي، همچون دسترسي به مايكروسافت يا dABSE قديمي تر و يا حتي فايلهاي تخت ساده هستند. اين ذخيره داده هاي محلي امكان دارد چيزي بيشتر از صفحه گسترده نباشد. ناديده گرفتن اين ذخيره هاي داده هاي محلي وقتي كه زيرساخت دانش مورد ملاحظه قرار مي گيرد بسيار ساده است؛ گروه فنّاوري اطلاعات اغلب از آنها ناآگاه هستند، زيرا آنها در ابتدا توسط گروههاي محلي خريداري، اجرا و نگهداري مي شوند. با اين حال، هنوز هم، اغلب آنها دربرگيرنده مقادير زيادي اطلاعات و موادي هستند كه مي توان آنها را به دانش تبديل كرد.

براي مثال، يك تيم ممكن است اطلاعات نادري را در خصوص برخي مسائل يا موضوعات خاص از يك ذخيره داده اي محلي جمع آوري كند. اين اطلاعات اگر شناسايي شده، در دسترس كليه افراد سازمان قرار گيرد، نمايانگر منبع باارزش دانش است.

فراداده ها نوع ديگري از ذخاير داده هاي محلي هستند. همچنان كه قبلاً مطرح گرديد، فراداده ها براي نمايه سازي، سازماندهي، مديريت، و دسترسي به دانش بسيار حياتي اند و سازمانها نهايتاً مي خواهند كه ذخيره هاي فراداده ها را در سطح سازمان توسعه دهند. ولي چنين فراداده هاي سرتاسر سازماني، قبل از اينكه صنعت معيارهاي فراداده ها را جهت تسهيم فراداده ها بين كاربردها ايجاد كند، شكل نمي گيرد؛ اين فرايند سالها طول مي كشد. در ضمن، فراداده ها در سرتاسر سازمان در اشكال مختلف ذخيره هاي داده اي محلي گسترده اند، به گونه اي كه هر كاربردي فراداده هاي مورد نياز خود را از مخزن مي گيرد. بسياري از مخازن يا فايلهاي تخت ساده يا پايگاههاي داده اي ارتباطي هستند. مديران دانش بايد اين فراداده ها را شناسايي و جمع آوري كرده، در زيرساخت دانش ادغام كنند.

دفاتر راهنما مي توانند دربرگيرنده دانش بالقوه به ارزشي درباره منابع انساني و فيزيكي سازمان باشند.(شكل 5-8 ).

شكل 5-8 عناصر تشكيل دهنده زيرساخت ذخيره سازي

فناوريهاي تسخير و جمع آوري داده ها:

زيرساخت دانش از فناوريها براي جمع آوري و در اختيار گرفتن دانش و داده ها/ اطلاعاتي كه مواد خام دانش را مي سازد حمايت مي كند. ولي مديران دانش، بايد تشخيص دهند كه قسمت اعظمي از دانش ضمني فراتر از تسخير و جمع آوري مبتني بر نظام مي باشد. اگرچه توانايي سازمان در صرف دانلود¹ كردن دانش ضمني كاركنان راحت است، ولي دانش ضمني بايد اول به عنوان يادداشتها، اسناد، يا كارآموزي ظاهر شود قبل از اينكه تسخير و جمع آوري گردد.

شكل 6-8 عناصر تشكيل دهنده تسخير و جمع آوري

فنّاوريهاي پخش و انتشار:

فناوريهاي پخش و انتشار به كاركنان در فرايند انتقال دانش كمك مي كند. اين فناوريها به طور ضمني گوياي يك شبكه زيرساختي اند. بدون فناوريهاي پخش و توزيع، كاركنان بايد به طور مداوم كار خود را قطع كنند و به جستجوي دانش بپردازند كه اين امر بهره وري را به تعويق مي اندازد. فناوريهاي پخش و انتشار، دانش مناسب را چه در شكل فعال و چه در شكل انفعالي آن براي كاركنان فراهم مي آورند. پخش و انتشار انفعالي به اين معني است كه كاركنان را متوجه نيازهاي دانشي خود بكند. نظام درك مي كند كه كارمند چه مي خواهد و آن را به او ارائه مي دهد. نظامهاي فعال، تلاشهاي كاركنان را در يافتن اطلاعات لازم سرعت مي بخشد. بسياري از فناوريهاي پخش و انتشار، برحسب آنكه چگونه بايد به كار گرفته شوند، مي توانند يا فعال يا انفعالي باشند :

پست الكترونيكي : پست الكترونيكي فناوري پخش و اشاعه اوليه دانش در بسياري از سازمانها مي باشد. رهبر تيم ممكن است يك نامه الكترونيكي ارسال دارد كه در برگيرنده دانش ذي ربط به اعضاي گروه و تيم باشد، يا مدير اجرايي عالي نظام ممكن است پيام نامه الكترونيكي پخش كند كه حاوي دانشي باشد كه به نظر مديريت سطح بالا براي كاركنان حياتي و حساس است.

انبارهاي ذخيره داده ها و بازارهاي داده ها: نمايانگر نظامهاي كليدي فعال پخش و انتشار مي باشد. دانش موجود در انبارهاي ذخيره داده هابه منظور دسترسي آسان سازماندهي و شناسايي مي شود، ولي جستجوگران دانش بايد انبار ذخيره داده ها را مورد استفاده قرار دهند تا اطلاعات لازم را استخراج كنند. انبارهاي ذخيره داده ها و بازار داده ها نيز از طريق پايگاههاي داده اي شالوده اي خود، در نقش انبار دانش خدمت مي كنند.

فناوريهاي نشر و نشر- اشتراك : بسته دانش را در شكل شناسايي آسان، و استفاده آسان فراهم آورده، به كاركنان انتقال مي دهد. فناوريهاي نشر و اشتراك فقط آن دانشي را ارسال مي دارند كه كاركنان آن را به عنوان دانش مورد علاقه و نياز خود قلمداد مي كنند.

فناوري پوش (فشار ): نوعي از پخش و انتشار انفعالي را ارائه مي دهد. فناوري پوش از اطلاعات موجود درباره كارمند استفاده مي كند تا دانش ذي ربط و مورد نياز او را به صورت خودكار ارسال دارد. براي نمونه، يك تاجر سرمايه گذار، ممكن است به فناوري پوش اعتماد كند تا قيمتهاي سهام را به محض تغيير آنها به او ارسال دارد. بانك از فناوري پوش اعتماد كند تا قيمتهاي سهام را به محض تغيير آنها به او ارسال دارد. بانك از فناوري پوش مي تواند استفاده كند تا قيمتهاي جديد ارز يا نرخ كاهش ارزش ارز را به هر يك از شعب خود ارسال دارد.

گروه افزار: اين فناوري را مي توان براي آماده كردن و در دسترس قرار دادن دانش به افرادي در گروه كه به دنبال آن بوده اند به كار گرفت يا مستقيماً به آنهايي كه نيازمند آن هستند توزيع كرد. فراتر از تسخير و ذخيره سازي، گروه افزار را مي توان در هدايت دانش به سوي جاهايي كه به شدت بدان نياز دارند و بهنگام كردن دانش با سرعت مورد نياز مورد استفاده قرار داد.

شكل 7-8 فناوري پخش و انتشار

فناوريهاي دسترسي :

زيرساخت فني مديريت دانش بايد تسهيلاتي را براي كاركنان فراهم كند تا آنها را قادر به جستجوي دانش نمايد. اين فناوريها يكي از دو صورت زير را به خود مي گيرند :

1. ابزارهاي پرسش موردي: ¹ اين فناوريها كاركنان را قادر مي سازند تا تقاضاها را براي دانش صورتبندي كرده، آن تقاضاها را به پايگاههاي دانش كه معمولاً پايگاه داده اي ارتباطي اند ارسال دارند. برحسب پيچيدگي و پيشرفته بودن ابزار و مقدار فراداده ها و توسعه مترتب بر ابزارها، كاركنان مي توانند با استفاده از هر چيز از SQL خام گرفته تا زبان انگليسي محاوره اي سؤالات خود را صورتبندي كنند.

شكل8-8 فناوريهاي دسترسي

فناوريهاي سهيم شدن:

بسياري از ابزارهاي پخش و اشاعه را مي توان به عنوان فناوريهاي تسهيم تلقي كرد، زيرا پخش و اشاعه خود يكي از صورتهاي تسهيم مي باشد. علاوه بر آن ، پديدار شدن گونه هاي ابزارها نه تنها تسهيم را ميسر مي سازد، بلكه تعامل را نيز با توجه به دانش عملي مي سازد. اين ابزارها بايد به عنوان بخشي از زيرساخت فني مديريت دانش تلقي شوند.

ابزارهاي تشريك مساعي، همچون گروه افزار يا نظامهاي توفان مغزي، كاركنان را كه از نظر جغرافيايي پراكنده بوده يا با افق زماني از هم جدا هستند در بهره برداري از دانش سهيم مي كند و آنها با هم در ارتباط با دانش تشريك مساعي مي كنند. اين ابزارها كه اغلب در بردارنده قابليتهاي مديريت عرضه اند، به كاركنان مجال مي دهند آثار خود را ويرايش كرده، چيزيهايي را بدان اضافه كنند يا نقطه نظرات جديدي را مطرح كنند و به غير از اين ، آثار ديگران را مورد شرح و بسط قرار دهند.

ابزارهاي برقراري كنفرانس، همچون ابزارهاي سمعي- بصري گروهي و كنفرانس ويديوئي و كنفراس سمعي ميزكار رايانه اي، كاركناني را كه در جغرافياي پراكنده اي واقع هستند، قادر مي سازد تا با هم در زمانهاي واقعي همكاري كنند و در داده ها و اطلاعات نيز سهيم و شريك شوند؛ براي مثال، دو كارمند مي توانند تجارب خود را در حل يك مسئله در جهت تدوين راه حل بهينه با هم در ميان گذلرند(شكل 9-8 ).

شكل9-8 فناوريهاي تشريك مساعي

واسطه افزار¹

معماري دانش در هر سازماني به طور معمول ناهمگن است- دانش از نظامهاي چندگانه جمع آوري مي شود. بنابراين واسطه افزار، جهت ارتباط كاركنان و قسمتهاي مختلف ضروري است. وسعت و دامنه واسطه افزار و پيچيدگي و پيشرفت آن، در شفافيت و به هم پيوستگي محيط مديريت دانش براي كاربران تعيين كننده است.

انواع بي شماري از واسطه افزار موجودند، از جمله واسطه افزارهاي بازمانده، پايگاههاي داده اي، اينترنت و وب، پيام رساني، و واسطه افزارهاي قطعه و شيئي كه مهمترين واسطه افزار از نظر زيرساخت فني مديريت دانش به شمار مي روند :

واسطه افزار بازمانده² : كاربران و كاربردها را به نظامهاي بازمانده متصل مي كند. با توجه به مديريت دانش، واسطه افزار بازمانده، در درجه اول جهت فراهم آوردن اطلاعات از نظامهاي ميزبان به درون انبار ذخيره داده ها، كه مي تواند بيشتر تصفيه شده و با پردازش به دانش تبديل شود، به كار گرفته مي شود .

واسطه افزار پايگاه داده اي³: كاربران و كاربردها را در دسترسي به انواع مختلف پايگاههاي داده اي توانمند مي سازد و سؤالات پيچيده اي را كه ممكن است مستلزم استخراج اطلاعات از پايگاههاي داده اي چند وجهي باشد مديريت و هدايت مي نمايد. واسطه افزار پايگاه داده اي نقش اصلي را در پركردن انبار ذخيره داده اي و بازارهاي داده ها بازي مي كند. در اينجا هم، اطلاعات موجود در انبار ذخيره داده اي بايد متعاقباً پالايش شود تا به صورت دانش در آيد.

شكل10-8 عناصر تشكيل دهنده(قطعه هاي )واسطه افزار

پردازش دانش :

مواد خام دانش- داده ها و اطلاعات – چگونه به دانش تبديل مي شود؟ اولين قدم پردازش اطلاعات مي باشد. به طور مشخص و دقيق به دو نوع پردازش كه معمولاً در درجه اول با انبار ذخيره سازي داده ها و بازارهاي داده ها مربوط است، نياز است تا فرايند ايجاد دانش را از داده هاي خام سرعت بخشد :

1. استخراج : ¹  فرايند تعريف داده هاي هدف و گرفتن آنها از نظامهاي توليد و پايگاههايي كه داده ها در آن قرار دارند استخراج نام دارد. هدف اين است كه فقط داده هاي مطلوب استخراج شوند نه تمام داده هاي ديگر.

شكل 11-8 عناصر تشكيل دهنده تحليل اطلاعات

تحليل دانش :

داده ها و اطلاعات از طريق تحليل اطلاعات به هوش سازماني و نهايتاً به دانش تبديل مي شوند. از طريق دسته بندي، پالايش، انباشت، تجسم، همبستگي، و پردازش آماري، تحليل اطلاعات دانش نهفته در داده ها و اطلاعات را كشف و آشكار مي سازد.

آن بخش از فرايندهاي اطلاعات كه براي مديريت دانش اهميت اساسي دارند عبارتند از: پردازش تحليلي OLAP، داده كاوي و تجسم داده ها. OLAP دربرگيرنده تجميع اطلاعات و سازماندهي آنها بر حسب ابعاد چندگانه مي باشد. استعاره براي OLAP يك مكعب است- سازماندهي داده ها با ابعاد يعني قرار دادن آنها در يك مكعب. هر طرف اين مكعب نمايانگر بعد ديگر، همچون فروش، توليد،مشتري، و دوره زماني مي باشد. تحليل OLAP مي تواند چندين بعد را دربرگيرد. كاربران مي توانند داده هاي ابعاد بندي شده را قطعه قطعه و تكه تكه جدا كنند، و در هر نوع تركيب و تلفيقي ابعاد آنها را بررسي نمايند.

داده كاوي فرايند تحليل داده هاي ظاهراً غيرمرتبط به منظور بررسي روابط و همبستگي هاي پنهان و نهفته آنهاست. اين معني دربرگيرنده پردازش داده ها با به كارگيري الگوريتمهاي آماري بسيار پيشرفته و پيچيده مي باشد. داده كاوي يك فرايند كاملاً تكراري و تعاملي مي باشد كه در آن تحليل گران فرضيه ها را آزموده، مدلهايي را ايجاد و يافته ها را روا مي سازند.

تجسيم داده ها فرايند محاسباتي فشرده تبديل حجم گسترده اي از داده ها به نمايشهاي گرافيكي است كه درك روابط آنها را روشن مي سازد. براي مثال، تجسيم داده رفتار يك مشتري خاص ممكن است مجموعه هايي از رفتار مطلوب را كه در شكل عادي نمايان و مشهود نيست، مكشوف سازد( شكل 12-8 ).

شكل 12-8 عناصر تشكيل دهنده تحليل اطلاعات

راهبرد مديريت دانش :

علاوه بر معماري دانش و زيرساخت دانش، مديران دانش بايد راهبرد دانش را ايجاد و تدوين كنند. راهبرد دانش، برنامه مدير دانش براي اقدام جهت ايجاد،به كارگيري، و افزايش داراييهاي دانشي سازمان است. شبيه به راهبرد فناوري اطلاعات، راهبرد دانش بايد با راهبرد كسب و كار سازمان، از طريق توسعه و به كارگيري داراييهاي دانش هماهنگ شود تا به اهداف كسب و كار سازمان خدمت كند.

راهبرد دانش توسعه معماري دانش معماري دانش و زيرساخت دانش را هدايت مي كند. مؤسسه پژوهشي استنفورد¹ يك سلسله رهنمودهايي را براي مديراني كه به ايجاد راهبرد دانش اقدام مي كنند ارائه مي دهد :

1. ايجاد عنصر الزام آور تشكيل دهنده دانش براي ارزش گذاري به پيشنهاد مشتري.

2. برقراري ارتباطات و مفاهمه از قصد و نيت كسب و كار و اهداف راهبردي ابتكارات مديريت دانش با روشني و شفافيت.

6. توسعه پايه هاي دانش جهت انطباق با دانش مورد جستجوي كاركنان و سبك تصميم گيري آنان.

7. تكامل بخشيدن به زير ساخت فناوري بر پايه تجربه موجود و الگوهاي مشتري.

8. پاداش دهي به كشف، ايجاد دانش، و سهيم شدن در دانش.

9. همان گونه كه اين رهنمودها نشان مي دهند ابتكار اثربخش مديريت دانش دربرگيرنده سازمان، كاركنان، و فناوري مي باشد( شكل 13-8 ).

شكل 13-8 راهبرد، معماري و زير ساخت دانش

1. dial-uplinks

2. legacy networks

3.systems network architecture(SNA)

1.browser

2.intranet

3.firewall

4.extranets

1.storage

2.object and object – relational databases

3.local data stores

4.microsoft Access Databases

5.flat file management system

1.Lightweigh Directory Access Protocol

1. download

1.scan

2. optical character reader(OCR)

1.Computer- based training(CBT)

2.home pages on web sites

1.ad hoc querying tools

1.middleware

2.legacy middleware

3.database middleware

1.message-oriented middleware

2.object and component brokers

3.component-based

1.extraction

2. transformation or conversion

1.Stanford Research Institute(SRI ), Menlo park, California