درآمدي بر مديريت دانش

درآمدي بر مديريت دانش

مفاهيم و تعريفات

فكر مديريت دانش با توجه به سيستم هاي كارشناسي يادگيري منظم و ابداعات موضوع جديدي نيست . مديران موفق همواره از شيوه هاي هوشمندانه بهره گرفته اند و ارزش آنها را مشخص كرده اند منابعي همچون فوررسترريسرچ و IBM و Merrill Lynch برآورد مي كند كه 85 درصد دارايي هاي با ارزش يك شركت در داده هاي بنيادي نسبي قرار نمي گيرند .

مديريت دانش ( KM )

تعاريف مديريت دانش بسيار است. به زبان ساده، مديريت دانش سازمان دادن برای دانستن است.  کوششی هماهنگ برای تصرف دانش حياتی سازمان، اشتراک دانش ميان يک سازمان و برجسته کردن در حافظه جمعی سازمانی برای بهبود تصميم گيري، افزايش بهره وری و نوآوری است. مديريت دانش شامل تصرف دانش، خرد، تجربيات باارزش افزوده کارکنان سازمان، آسان کردن بازيابی دوباره و نگهداری آن بعنوان دارايی سازمانيست. مديريت دانش کوششی برای تبديل دانش کارکنان (سرمايه انسانی) به دارايی مشترک سازمانی (سرمايه فکری ساختاری) است.

طبق تعریف دیگر مدیریت دانش فرآيندي است كه به سازمان ها كمك مي كند تا اطلاعات مهم را تشخيص داده انتخاب كرده انتشار داده و منتقل كند.چنين ساختاري از دا نش به حل كارآمد و مؤثر مسئله كمك كرده و يادگيري را پويا ، برنامه ريزي را استراتژيك و تصميم گيري را آسان مي سازد .

براي دستيابي به موفقيت سازمان دهي شده ، دانش به عنوان شكلي از سرمايه بايد قابل تبادل بين اشخاص باشد و جاي رشد داشته باشد .

هدف مديريت دانش ايجاد يک سازمان يادگيری و شراکت با ايجاد جريانی بين مخازن اطلاعات ايجاد شده توسط افراد قسمتهای مختلف شرکت( مالی، عملکرد، هوش رقابتی و غيره؟)  و مرتبط کردن آنها به یکدگر است. بيشتر افراد و سازمانها مديريت دانش را بدلايل ذيل بکار ميگيرند:   

• افزايش همکاری

 بهبود بهره وری

 تشويق و قادر ساختن نوآوری

 غلبه بر اطلاعات زيادی و تحويل فقط آنچه مورد نياز است

 تسهيل جريان دانش مناسب از تامين کنندگان به دريافت کنندگان بدون محدوديت زمان و فضا

 تسهيل اشتراک دانش ميان کارمندان و بازداشتن آنان از اختراع دوباره چرخ به کرات

 تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از اينکه آنان شرکت را ترک نمايند، اطمينان يافتن از اينکه دانش باارزش بهنگام ترک کارمند از دست نميرود. 

 افزايش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان

 کمک به شرکتها که سبقت جو باقی بمانند با افزايش آگاهی آنان از استراتژيها، محصولات و بهترين کارکردهای رقيبانشان 

بهبود خدمات مشتری 

مدیریت دانش دو قسمت دارد: اول مدیریث داده و اطلاعات و دوم مدیریت افرادی که واجد نظر، دانش و توانائی های خاص هستند. این دو قسمت- محتوا و افراد- برای تسهیل مدیریت دانش با کمک فرایندها و تکنولوژی خاصی بهم متصل شده اند. محک زنی، تصرف بهترین عملها، ایجاد سازمانهای یادگیرنده، توسعه جوامع یادگیری، دیتا ماینینگ، ایجاد فرهنگ تغییر، بهبود جریان کاری و گردآوری نظام مند هوشمندی رقابتی و تجاری فقط چند نمونه از ابرازها، تمرینها، مداخلات و رهیافتهای زیربنا محور هستند که برای مدیریت دانش و اطلاعات بکار گرفته شده اند. 

دو جزء عبارت مدیریت دانش یعنی مدیریت و دانش با کمک دو عنصر تواناساز تکنولوژی و فرهنگ سازمانی برای تحت کنترل درآوردن حافظه جمعی سازمانها با هم مختلط شده اند. برای فهم مدیریت دانش مسأله حیاتی اینست که مسائل زیر را بدانیم:

•         زنجیره اطلاعات و تمایز بین داده، اطلاعات، دانش و معرفت

•         نقش چهارعنصر اساسی مدیریت دانش: دانش، مدیریت، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی

•         تفاوت میان مدیریت داده، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش و

•         فرایند مدیریت دانش

زنجیره اطلاعات

زنجیره اطلاعات در چهار مرحله به پیش می رود، داده، اطلاعات، دانش و معرفت، که به لحاظ زمینه و درک روابط و الگو های لازم ، با یکدیگر در ارتباطند.

داده:

داده ها مواد خام: مشاهدات، حقایق واعداد هستند که ازآنها اطلاعات بدست می آید. برای مثال داده میتواند شامل آمار، فهرست اقلام و فهرستی از اسامی و آدرسها باشد. آمار تعداد زلزله های دنیا یا تعداد افرادی که به آنفلونزا مبتلا شده اند یا تعداد سالانه افراد صدمه دیده در محیط کار همه داده هستنداطلاعات:

زمانی که داده ها به منظور خاصی  بشکلی منطقی سازماندهی میشوند تبدیل به اطلاعات میشوند. بنابراین داده هایی درباره زلزله هایی که در ایالات متحده رخ داده  و بیش از 6.5 ریشتر بوده میتواند بعنوان اطلاع در نظر گرفته شود. نظیر آن، اگر کسی داده های مربوط به تعداد افراد 18 تا 35 ساله مبتلا به آنفلونزا یا تعداد افرادیکه از حوادث ناشی از کار فوت کرده اند را استخراج کند داده را به اطلاع تبدیل کرده است. داده همچنین وقتی تبدیل به اطلاع  میشود که وارد یک متن معنی دار شود و به فهم روابط بین عناصر داده های مختلف کمک کند. مثلاً مقایسه پنج ساله داده های آماری مربوط به تعداد زلزله ها، شیوع آنفلونزا یا صدمات ناشی از کار اطلاعاتی درباره اینکه آیا تعداد آنها افزایش یافته یا کاهش، بدست می دهد 

دانش : 

دانش مرحله سوم از چهار مرحله زنجیره داده به دانایی است. وقتی که اطلاعات تحلیل، پردازش و وارد متن میشود تبدیل به دانش میشود. دانش استنتاج کردن و شناخت الگوهای نامعمول، روندهای پنهان و استثنائات داده و اطلاع است. دانش ایجاد یک مدل ذهنی از الگو یا روند است که میتواند با درجه ای از قابلیت اعتماد و پیش بینی در یک زمینه خاص بکار گرفته شود. دانش فرایندی فرار و پیچیده است که برای قضاوتهای ارزشمند براساس تجربیات و درک الگوها نیاز به انسان دارد. بر اساس این تجربیات و درک پیشین، یک فرد ممکن است قوانین معین و فرمولبندی شده ای داشته باشد که بتواند با درجه ای ازقابلیت پیش بینی  برای موقعیتهای مشابه بکار گرفته شود.

برای مثال، یک دانشمند زمین شناس ممکن است با نگاه به اطلاعات زلزله ها بتواند شرایط و عواملی را که محلهای معین را مستعد زلزله های قوی می سازند، تشخیص دهد. نظیر آن، یک دانشمند علوم بهداشتی میتواند با نگاه به اطلاعات مربوط به ابتلای به آنفلونزا در سنین هجده تا سی و پنج سال دریابد که افراد 18 تا 35 ساله که بچه دارند یا از نزدیک با بچه ها کار میکنند بیشتر مستعد ابتلا به آنفلونزا هستند.

در متون مربوط به فناوري اطلاعات دانش به آساني از داده ها و اطلاعات قابل تميز مي باشد در حاليكه داده ها مجموعه اي از حقايق ، معيارها و آمارها هستند اطلاعات داده هاي پردازش شده و منظم شده مي باشند .

براي مثال نقشه اي كه مسيرهاي ماشين رو را مشخص مي كند به عنوان داده در نظر گرفته ميشود. يك اطلاعيه ي جديد در مورد ترافيك كه سبك شدن ترافيك را در يك آزادراه مشخص مي كند بعنوان اطلاعات در نظر گرفته مي شود . آگاهي از وجود يك جاده فرعي جايگزين در مسير بعنوان دانش در نظر گرفته مي شود.   توانايي براي عمل كردن بخش عمده اي از دانشمند بودن است . براي مثال دو شخص در يك زمينه با همان اطلاعات ممكن است توانايي يكساني جهت بكارگيري اطلاعات براي رسيدن به ميزان مشخصي موفقيت نداشته باشند . دانش داراي ويژگي هاي زير است كه آن را از ديگر دارايي هاي سازماني مجزا مي كند .

•    نيروي خارق العاده و بازده زياد 

•    تجزيه ، نفوذ و نياز به تازه كردن مجدد 

•    ارزش نامشخص

•    ارزش نامشخص اشتراك 

•    وابستگي به زمان 

معرفت:

وقتی که دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات، فرایندها و بهره وری یا سودآوری بکار گرفته میشود تبدیل به معرفت (خرد) میشود.کسب معرفت نیاز به افرادی دارد که توانایی و تمایل به جذب اطلاعات و ارزیابی اطلاعات را داشته باشند و با رجوع به آن اطلاعات بتوانند تصمیم بگیرند که آیا میتوانند از آن برای مسأله یا موقعیتی خاص استفاده کنند یا خیر و درک کنند که چرا چنین تصمیمی گرفته اند. برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش نیز داشته باشند. یک بهداشتکار که ارتباط بین ابتلای به آنفلونزا میان سنین هجده تا سی و پنج ساله  و افرادی که با بچه ها کار میکنند را در می یابد، ممکن است تصمیم به اجرای عملیات بهداشتی برای افراد 18 تا 35 ساله ای که با کودکان کار میکنند بگیرد.

بطور خلاصه، داده، اطلاع، دانش و خرد چهار مرحله زنجیره اطلاعات هستند. داده ها بخودی خود عاری از مفهوم هستند و شامل مشاهدات، حقایق یا اعدادی هستند که اطلاعات را بدست میدهند. وقتی که داده ها به منظور خاصی سازماندهی شده و در یک متن قرار میگیرند تبدیل به اطلاعات میشوند. وقتی که اطلاعات برای آشکار ساختن الگوهای غیرمعمول یا گرایشات نهان مورد تحلیل قرار میگیرد به دانش تبدیل میشود و وقتی که دانش برای تصمیم گیری در موقعیتهای واقعی زندگی بکار گرفته میشود تبدیل به معرفت میشود.

دانش ضمني و صريح

دانش صريح دانشي است كه عيني ، نسبي و تكنيكي مي باشد . دانش ضمني دانشي است كه خيالي ، تشويقي و شناختي است . دانش صريح را دانش نفوذي نيز مي نامند زيرا بوسيله آن ميتوان فرد ، سند يا سازماني را پس از به ثبت رسيدن رها كرد . دانش ضمني را دانش چسبنده نيز مي نامند زيرا ممكن است به سختي بتوان آنرا از منبع اش جدا كرد . 

بعبارت دیگر دانش صریح، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت شده یا مستند شده و بنابراین به آسانی میتوان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش صریح میتواند در اشکال دستنامه ها، روش کارهای نوشته شده، بایگانی های تجاری، مجله  یا مقالات مجلات، کتابها، صفحات وب، بانکهای اطلاعاتی، اینترانتها، ایمیل ها، یادداشتها، ارائه های گرافیکی یا منابع دیداری-شنیداری تدوین شده باشد. هنگامی که دانش، مدون و کدگذاری  شود مصنوع دانش تولید میشود و این مصنوع دانش است که میتواند مدیریت شود.

دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است – آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می تواند مفید واقع شود. به بیان ساده تر، دانش و تجربه ای است که یک فرد در طول سالها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی وخطا بدست آورده است. این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشتهای شخصی، فایلهای کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. دانشی که هرگز بطور کامل و قابل فهم برای  سایرین بیان، ثبت، مستند یا مدون نشده است. طبق برآوردها %80 از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می دهد.

تقریباً همه فعالیتهایی که افراد درگیر آنند نیاز به ترکیبی از چند  دانش نهان و عیان دارد. برای  یک  مدیریت دانش کارآمد، تسخیر هر دو دانش نهان و عیان الزامی است.  چالش واقعی مدیریت دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است بطوریکه در هنگام نیاز قابل بازیابی باشد. دانش عیان بآسانی قابل ثبت و انتقال است اما  تشخیص، تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است.  بنابراین، بیشتر سازمانها تنها بر مدیریت دانش عیان، دانش سهل الوصول که تنها 20 درصد از کل دانش سازمان را شکل می دهد،  تمرکز میکنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن وامیگذارند. 

 تبدیل دانش نهان به دانش عیان مشکل است اما غیرممکن نیست. دانش نهان عموماً به شکل شرحی از تجربیات مفیدی که ثبت شده اند و در شبکه گذاشته شده اند و متعاقباً توسط  دیگر کارکنان برای یادگیری و بهبود فرایندها استفاده شده اند، منتقل میشود.مدیران ارشد اجرائی در پی ماکس، تبدیل دانش نهان کارکنان به دانش عیان را بطور موفقیت آمیزی میسر نموده اند. آنان از کارکنان خواسته اند که راهنمایی گام به گام برای تمام کارهایی که انجام میدهند، بنویسند و بنابراین آنها را وادار کرده اند تا دانشی را که بعنوان تجربه یا حافظه، درونی شده است ثبت کنند. این فرایند به ایجاد نقشه های مفصل ازمسیر کلیه  فرایندها برای همکاران و افراد جانشین و حتی به کشف ضعفهایی  که نیاز است به آنها پرداخته  شود کمک میکند. 

برای موفقیت پروژه های مدیریت دانش لازمست بین اطلاعات و دانش تمایز قائل شویم. هر اطلاعاتی دانش نیست. اطلاعات تا زمانی که تحلیل نشده و منشأ عمل قرار نگرفته است نمیتواند تبدیل به دانش شود.  و فقط در یک فرهنگ سازمانی صحیح است که اطلاعات منشأ عمل میشود. بیشتر سازمانها  و کارکنان نه از دانش زیاد، که از اطلاعات زیاد رنج میبرند. برعکس، قحطی دانش وجود دارد. یکی از بزرگترین چالشهای مدیریت دانش در توانایی مفهوم ساختن کوههای اطلاعات، جدا کردن اطلاعات ارزشمند و به اشتراک گذاشتن آنست.

نياز به سيستم هاي مديريت دانش 

هدف مديريت دانش براي يك سازمان اين است كه از دانش فردي و جمعي آگاهي پيدا كند تا اينكه بتوان كاربردي را كه دنبال مي كند ايجاد كرد . سيستم هاي مديريت دانش (KMS ) به استفاده از فناوري اطلاعات جديد مي پردازد .

چرخه سيستم مديريت دانش 

يك سيستم كاربردي مديريت دانش شش مرحله را در يك چرخه طي مي كند دليل چرخه اي بودن اين سيستم اين است كه دانش پس از گذشت زمان تخليص مي شود .

1-خلق دانش 2- ضبط دانش 3- تخليص دانش 4- ذخيره سازي دانش 5- اداره دانش 6- انتشار دانش

ارتباطات  دانش 

شما چگونه مطمئن هستید که هر یک از مشتریان آژانس خدماتی در 22 مرکز تماس در سراسر کشور می توانند پاسخ واقعی هر یک از سوالاتی که مشتریان می پرسند را بدهند ؟ این یک رقابت توسط ارتباطات بی سیم می باشد . برای انجام این عمل دشوار و خطرناک ارتباطات بی سیمی به مدیریت دانش رو می آورد . ارتباطات ،راه حل های مدیریت دانش شرکت های تکنولوژی مانند شرکت دل (DEL) و ماکروسافت (Microsoft) را تحریک می کند . استیومولین و مونیکابرونیگ ، چندین فروشنده ی نرم افزارمدیریت دانش را برای آموزش چگونگی عمل نرم افزارها ، ملاقات کردند . تجدید نظر راه حل های مدیریت دانش توسط دیگر شرکت ها صورت گرفت . 

برای اطمینان از موفقیت انجام سیستم ، شروع ارتباطات در یک کمپ برای اطمینان بیتشر از اجرای بزرگتر برای هر مرکز تماس انجام گرفت . کنترل کننده برنامه در قسمت محافظت تکنیکی در سه مرکز تماس ، نخستین قدم را برداشت . همچنین برای کمک به تغییرات اداره سازمانی که شرکت به مدیریت دانش تغییر می کند ، ارتباطات کمک هدایت مشورت شرکت ها و راه حل های مدیریت نوآوری را انجام می دهد . 

مشکل اصلی در توسعه سیستم مدیریت دانش شامل بدست آوردن علم و ورود آن به سیستم می باشد . ارتباطات ، این عمل را با تلاش کارمندان و دیگر گروههای خارجی ، انجام می دهند .

سیستم مدیریت دانش ، از محاسبه پیچیده برای تهیه زبان طبیعی و تهیه خدمات مشتریان همراه بایستی از جواب سوالات آنها ، استفاده می کرد . بعلاوه نرم افزار ، ارتباط پاسخ ممکن ، مرتب کردن آنها در بافت واقعی و عبارات مرتبط را مشخص می کند . همچنین سیستم میتواند مترادف ها را به وصل و وزن اضافه را برای چیزهای خاص معین کند . سیستم قصد تهیه تمرکز بیشتر راه حل ها با پیدا کردن جوابها از ائلاف چند شرکت دانش که به استفاده کنندگان خاص مرتبط می باشد ، را دارد .

درک اینکه دانش باید ارتقا یابد ، باعث تشویق استفاده کنندگان به کمک کارشناسان سیستم می شود . نرم افزار بصورت اتوماتیک می تواند ترتیب گامهایی که آژانس خدماتی برای یافتن راه حل صحیح تهیه می کند را ثبت کند . نهایتا ، شرکت ، تیم (گروه ) مدیریت دانش را استخدام می کند که این مسئولین برای دیده بانی و توسعه دادن سیستم مدیریت میباشد . این تیم شامل 25 کارمند تمام وقت کاره می باشد . گروه KM ، به طور مرتب با بخش های گوناگون شرکت و اطلاعات و متخصصین برای اطمینان از اینکه اصل دانش ، پاسخی صحیح در زمان صحیح دارد ، کار می کند .

بعلاوه ، این گروه کمکهای دانش که توسط آژانس صورت گرفته است را تجدید نظر می کند . مشتریان ارتباطات اغلب بهره برداران ( استفاده کنندگان ) نهایی شرکت های دانش می باشند . و این علت اینکه چرا ارتباطات برنامه آوردن این  دانش را برای مشتریان توسط گسترش سیستم مدیریت دانش دارد ، می باشد .

مدیریت  دانش ( دانش )

شکل 2-10- چرخه مدیریت دانش

ابتکارات مدیریت دانش 

وقتی که سوال می شود که چرا سازمان یک سیستم مدیریت دانش جهانی بوجود آورد ، رئیس فرماندهی دانش یک شرکت مشاوره ملی بزرگ پاسخ می دهد ما حدود 80000 نفر پراکنده در اطراف جهان داریم که احتیاج به اطلاعاتی برای انجام شغل آنها بصورت موثر دارند . اطلاعاتی که آنها احتیاج داشتند برای دسترسی خیلی سخت بود . و اگر آنها اطلاعات را پیدا نمی کردند ، اغلب دچار اشتباه می شدند . با بررسی شرکتهای اروپایی توسعه KPMG در سال 1998 کشف شد که اغلب نیمی از گزارشات شرکتها دارای یک مشکل آشکار می باشند . همچنین با بررسی اداره کردن در همان سال کشف شد که بیشتر شرکتهای پاسخگو اعتقاد دارند که قسمتی از دانش که آنها احتیاج دارند داخل سازمان می باشد . ( درون سازمانی ) . اما این اکتشافات باعث پیشرفت و ارتقا آنها بود . 

اغلب ابتکارات مدیریت دانش یکی از این سه هدف را دنبال می کند : 1) برای ایجاد دانش قابل رویت از طریق نقشه ها ، متون و بافت ها . 2) برای توسعه فرهنگ دانش . 3) برای ساختن یک سازمان دانش . 

این اهداف بصورت دو به دو ناسازگار نیستند و در واقع شرکتها تلاش می کنند که از این سه هدف بعنوان ابتکارات مدیریت دانش استفاده کنند .

ایجاد دانش ، تولید بینش جدید ، نظر جدید ، یا عادات جدید می باشد . همچنین ممکن است بعنوان فراگیری جدید دانش مورد استفاده قرار گیرد . تشخیص دادن ( تمایز ) بین ایجاد دانش جدید بنیادی و فراگیری دانش موجود می تواند کمک زیادی کند . 

چهار روش ایجاد دانش وجود دارد : اجتماعی کردن ، خارجی کردن ، درونی کردن ، و ترکیب کردن .

روش اجتماعی کردن به مکالمه مفهومی دانش برای دانش مفهومی جدید از طریق فعالیتهای اجتماعی ، بر می گردد . 

روش ترکیب کردن به ایجاد دانش صریح جدید (واضح) توسط ترکیب کردن ، طبقه بندی کردن و هم گذاری کردن ( آمیختن ) ، بر می گردد .

روش خارجی کردن به معکوس کردن دانش ضمنی به دانش صریح جدید ، بر می گردد . 

روش درونی کردن نیز به ایجاد دانش ضمنی جدید از دانش صریح ، بر می گردد .

هولساپل و جوشی پیشنهاد کردند که دو نوع مهم برای فراگیری دانش وجود دارد :

یکی از آنها شناسایی دانش موجود از منابع خارجی است و دیگری انتخاب دانش مورد نیاز از منابع دانش موجود می باشد . تقسیم دانش ، توضیح دادن یکی از نظریات ، بینش ها ، راه حل ها ، تجربیات برای دیگران از طریق وساطت می باشد . اگر چه در خیلی از سازمانها اطلاعات و  دانش ، منابع سازمان یافته برای تقسیم شدن نمی باشند ، اما افراد برای خصوصی کردن با هم رقابت می کنند . اعضای سازمانی ، ممکن از  دانش خصوصی را با ترس و آشفتگی خاص تقسیم کنند . ترس و تهدید از اینکه اگر علم آنها قسمتی از دارایی عمومی سازمانی باشد ، آنها در ارزش پایینی قرار می گیرند .

تحقیقات در آموزشهای سازمانی و مدیریت دانش پیشنهاد می کند که بعضی از شرایط آسان شامل اعتماد و اطمینان ، علاقه و تقسیم زبان ، دسترسی به اعضای دانش را سازماندهی ایجاد می کند . بانک جهانی شامل این فاکتورها می باشدکه بعنوان ایجاد نظریات جدید ، آموزشهای پی در پی ، و تقسیم دانش به عنوان قسمتی از ارزیابی سالیانه کارمندان به کار می روند .

جستجوی دانش ، همچنین به منبع  دانش بر می گردد ، و تحقیقی برای استفاده  دانش سازمانهای داخلی می باشد . اگر چه کمبود زمان ممکن است مانع تقسیم دانش شود ، همچنین می توان به گفته جستجوی  دانش بازگشت . بعضی مواقع ممکن است افراد مجبور شوند که با نظریات جدید موافقت کنند . درچنین مواقعی برای بازاریبی کارمندان در مشتریان جهانی ، سازمانهای خوب در علوی (Alavi ) توصیف شده اند . افراد ممکن است درگیر ایجاد  دانش ، و جستجوی  دانش توسط ابزارهای تکنولوژی اطلاعات یا بدون آن باشند . 

نزدیک شدن به مدیریت دانش 

دو نوع بنیادی نزدیک شدن به مدیریت  دانش وجود دارد : پیشرفت تدریجی و تمرین کردن پیشرفت تدریجی قصد رمز گذاری دانش سازمانی را از طریق کنترل های رسمی ، پردازش ها و تکنولوژیها را دارد . پیشرفت تدریجی شامل استفاده تکنولوژی اطلاعات برای افزایش کیفیت و سرعت ایجاد  دانش و توزیع در سازمانها می باشد . این تکنولوژیها ممکن است شامل ذخیره اطلاعات ، ذخیره  دانش ، و ابزارهای محافظت تصمیم گیری باشند . 

چندین سطح مختلف پیشرفت تدریجی وجود دارد . در ابتدایی ترین سطح آن ،  دانش ممکن است در توصیفات پروژه و ذخایر یا دیگر مدارک ، رمز گذاری شوند .در سطح بعدی ،  دانش ممکن است در ساختار مفهومی ، چهارچوب ، و تئوریهای دیگری رمزگذ اری شوند . در بالاترین سطح آن ،  دانش در تمرین های کار قرار دارند که به طور مستقیم به کارمندان داده می شوند .

انتقاد دانش از پیشرفت تدریجی این است که در گرفتن اغلب  دانش مفهومی موجود در شرکتها ناتوان است . پیشرفت تدریجی توسط شرکتهایی که محصولات استاندارد مورد نیاز دارند ، طرفداری میشود . اغلب  دانش با ارزش در این شرکتها بصورت صریح می باشد واین به علت استاندارد طبیعی محصولات و خدمات می باشد. 

حتی شرکتهای بزرگی که  دانش مفهومی استفاده می کنند ، سرمایه گذاری سنگین برای اطمینان از اینکه پیشرفت تدریجی کارها ، کارآمد می باشد ، دارند . 250 نفر از شرکت Ernst D Youngs برای تجارت اداره  دانش الکترونیک و استفاده از اطلاعات ، سرمایه گذاری کردند . نتیجه اطلاعات از طریق یک شبکه نمایش داده شده اند . 

در مقابل ، تمرین کردن ( نوع دوم نزدیک شدن ) برای تظاهر کردنمدیریت دانش که یک رابطه خوبی از  دانش سازمانی است و کنترل رسمی ، پردازش ها ، و تکنولوژیها برای انتقال دادن این که فهمیدن مناسب نمی باشد . علاوه بر ساختن سیستم رسمی برای اداره کردن  دانش ، تمرکز نزدیک شدن برای ایجاد محیط اجتماعی برای سهولت فهمیدن لازم است . انجمن تمرین شامل گروهی از افراد همراه با علاقه ای که با هم باشند ، می باشد . در چنین انجمنی ، افراد بصورت مستقیم باهم کار می کنند ، به یکدیگر می آموزند ، و تجربیات خود را تقسیم می کنند و به دیگران انتقال می دهند . 

تمرین کردن توسط شرکت هایی که راه حل های مناسبی را برای مشکلات بی نظیر ایجاد می کند ، پذیرفته می شود .  دانش باارزش برای این شرکتها ر طبیعتی که بیان آن مشکل می باشد ، قابل فهم است . در این حالت محیط و طبیعت مشکلات وابسته به نیروی محرکه زیادی می شود . برای این شرکتها ،  دانش از طریق افراد به افراد دیگر منتقل می شود. برای ایجاد تمرین کارآنها، شرکت سرمایه گذاری سنگینی درساختن شبکه های مردمی وتکنولوژی ارتباطات مانندتلفن،ایمیل،گفتگوی تلویزیونی وغیره انجام میدهند . 

همچنین آنان ملاقاتهای حضوری با یکدیگر دارند .

جدول 1-10- خلاصه پیشرفت تدریجی و تمرین کردن

تمرین کردن    پیشرفت تدریجی    

اغلب  دانش مفهومی بصورت ساده انجام می شوند یا کد گذاری نمی شوند .     دانش صریح به رمزگذاری در ابزارات و پردازش ها    انواع محافظت های  دانش

گروههای اجتماعی غیر رسمی که درگیر گفتن داستان یا بدیهه گویی می باشند .    کنترل های رسمی ، راه کارها ، و عملکرد راهکارهای استاندارد با تاکید زیاد بر تکنولوژی اطلاعات برای طرفداری از  دانش و قوانین و انتقال  دانش    ابزار عبور

ایجاد محیطی برای تولیدات و انتقال  دانش مفهومی سطح بالا – ایجاد تحولی برای نظرات جدید و مسئولیت برای تغییر محیط – باعث ناکافی بودن می شود . نظرات فراوان بدون ساختار برایتکمیل کردن آنها    تهبه ساختار برای ایجاد نظرات و  دانش بدست آمده

شکست در بهره برداری از  دانش ضمن – امکان محدودیت ابداعات و اجبار در شرکت کردن در تغییر الگوهای افکار    منافع

زیان ها

سرمایه گذاری در IT برای گفتگوهای ساده تر و انتقال  دانش مفهومی    سرمایه گذاری سنگین در IT برای ارتباط مردم با  دانش رمزگذاری شده قابل استفاده مجدد    نقش تکنولوژی اطلاعات

تگزاکو ، شرکتی که روزانه بیش از یک میلیون بشکه نفت تولید می کند ، یک منبع جدید انرژی را کشف کرده است . متخصصین آن حدود 18000 کارمند در 150 کشور در اطراف جهان می باشند . این شرکت معتقد است که مردمی که مرتبط شده اند ، کسانی اند که سوالاتی دارند و کسانی اند که پاسخ آنها را می دهند و به آنها انرژی کافی برای انجام سریع تر کارها و کارآمد بالاتر را می دهند . در این شرکت اداره  دانش یک رقابت تجاری انتقادی می باشد. نظریه جان الد ، این رقابت را به هم نزدیکتر کرد . بنابراین ، سیستم هایی که به راحتی به مردم اجازه ثبت چیزهایی که آنها می دانند را می داد ، موثر نبود . وی معتقد است که راه حل موفق مدیریت  دانش باید اهمیت ارتباطات مردمی را سازماندهی کند . 

شرکت تگزاکو ، از تکنولوژی برای کمک به مردم برای ایجاد ارتباطات شخصی و تقسیم  دانش بین آنها ، استفاده کرد . یکی از سیستم های کاری در این شرکت مردم ویژه یا (People Net) بوده . کارمندانی که سوال دارند می توانند برای رسیدن به پاسخ صحیح از این سیستم استفاده کنند . این شرکت کشف کرد که با داشتن عکس و نمودار از آن ، به کارمندان امکان اعتماد بیشتر بین مردمی که همدیگر را ملاقات کرده اند می دهد . دیگر ابزارهایی که شرکت تگزاکو استفاده کرد یک سیستم نرم افزاری است . این نرم افزار نامه های فرستاده شده و دریافت شده را تجزیه و تحلیل می کند .

جان الد معتقد است که مردم تمایل دارند زمانی که تجارت می کنند اطلاعات را در بین خود تقسیم کنند . تقسیم اطلاعات حتی زمانی که مردم به یکدیگر اطمینان دارند با موفقیت بیشتری صورت میگیرد . همچنین مهم است که مردم زمان کافی برای انعکاس چیزی که آنها می دانند و چیزی که آنها احتیاج دارند بیاموزند ، داده شود . 

برای اکتشافات بیشتر : شرکت تگزاکو بر تمرین کردن به مدیریت  دانش تکیه دارد . چرا آن برای تگزاکو موثر بود ؟ و آیا آن برای محل کار یا تحصیل مناسب است ؟ در حقیقت ، ایجاد مدیریت  دانش میتواند هم پیشرفت تدریجی و هم تمرین کردن را شامل شود . علوی (Alavi ) توصیف کرد که حالت سازمانی که شروع آن KM همراه با مسئولیت بزرگی است ، اما مدیریت  دانش را در انجمن تمرینی که جزبه جز وجود دارد ، تکمیل می کند . در حقیقت ، اعضای انجمن باید اطلاعاتی را از محل انجمن به انبار سازمانی انتقال دهند . 

سیستم های مدیریت  دانش از سه نوع تکنولوژی استفاده می کنند : ارتباط ، همکاری ، ذخیره سازی و اصلاح . 

تکنولوژی ارتباط به استفاده کنندگان اجازه می دهد که به اطلاعات لازم دسترسی یابند و با یکدیگر در ارتباط باشند . ایمیل ، اینترنت ودیگر ابزارهای وب (web) باعث ایجاد ارتباطات می شود . حتی ماشین های فاکس و تلفن برای ایجاد ارتباط مورد استفاده قرار می گیرند . 

تکنولوژیهای همکاری ، ابزارهایی برای ایجاد کارهای گروهی تهیه می کنند . گروهها می توانند با یکدیگر در مدارک یکسان و رایج در زمان یکسان یا زمانهای متفاوت و حتی در مکانهای یکسان یا متفاوت کار کنند. واین خیلی مهم است برای اعضای گروههای کاری که با یکدیگر همکاریهای دانش داشته باشند . تکنولوژیهای ذخیره سازی و اصلاح اصولا از سیستم مدیریت اطلاعاتی برای ذخیره سازی و اداره کردن  دانش استفاده می کنند . این عمل در روزهای اول برای ذخیره سازی و اداره کردن اغلب  دانش صریح مناسب است . اگر چه ذخیره سازی و اداره کردن  دانش واطلاعات معمولا احتیاج به ابزارهای متفاوتی دارد. 

پیشرفت های جدید برای KM

چندین فناوری در ابزار های KM شرکت کرده اند..هوش مصنوعی ARTIFICIAL INTELLIGENCE،سیستم های خبره INTELLIGENT AGENTS ، کشفیات دانش در بانک های اطلاعاتی KNOWLEDGE DISCOVERY IN DATABASES و زبان توسعه پذیر Markup XML نمونه هایی از این فناوریها هستند که قادرند قابلیت های عملیاتی سیستم های جدید مدیریت دانش را پیشرفته کرده و پایگاه دانش را برای فناوری های جدید KM شکل دهند.

هوش مصنوعی

هوش مصنوعی دانش ساختن ماشینها یا برنامه های هوشمند است. طبق این تعریف هوش مصنوعی یکی از فناوری هایست که می تواند به KM  کمک های مفیدی ارائه دهد ، برای مثال در وب سایتها بوسیله موتور های جستجو می توان جستجو را انجام داد و یا کپی(اسکن) کردن ایمیل ها که  از این طریق می توان نتیجه ها را پیش بینی کرد.

روش های هوش مصنوعی در تشخیص دادن اهمیت دانش کمک بسیاری می کنند.

Intelligent agents: (IA):

IA سیستم نرم افزاری است که به کاربران نحوه ی کار کردن را آموزش می دهد و آنان را در امور روزانه شان مساعدت می کند برای مثال هنگامی که این نرم افزار برنامه ریزی می شود می تواند موارد نیاز کاربر را برای مواقع لازم در خود نگه دارد . یعنی کاربر نرم افزاری می تواند اطلاعات خود را وارد نرم افزار کند، در این حال نرم افزار با توجه به اطلاعات ورودی کاربر موارد مربوط به موضوع ورودی کاربرد چیز هایی که با موضوع ورودی سنخیت دارند را جستجو کرده و با توجه به علایق کاربر در اختیارشان قرار می دهد .

چند راه برای کمک کردن IA به سیستم مدیریت دانش وجود دارد در کل IA برای بیرون آوردن و تشخیص دادن دانش مورد استفاده قرار می گیرد . مثال هایی از این قبیل در زیر آورده شده اند .

*- (planning sciences international) genita از IA برای آسان کردن دسترسی از طریق وب به data mining ها و data warhouse ها استفاده کرد.

*- (hnc software inc) conrectis : از شبکه برای جستجوی داده های متنی و تصویری استفاده می کرد برای تشخیص دادن معانی و مفاهیم اسناد برای یک IA .

این ابزار برای جستجوی اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد . یک موتور جستجوی در فهرست های سلسله مراتبی از موضوعات موجود در وب 

کشفیات دانش در بانک های اطلاعاتی:

KDD : یک روش است که برای جستجو و استخراج کردن اطلاعات مفید از قسمت های مختلف اسناد (Document) و داده ها مورد استفاده قرار می گیرد. کارهایی که توسط این روش می تواند انجام می شود ، شامل اطلاعات باستان شناسی ، اطلاعات مربوط به جستجوی داده ها ، لاروبی داده ها و قوانین اطلاعات می باشد.

تمامی این اعمال بطور خودکار انجام می گیرند و سرعت جستجو و استخراج را بدون نیاز به برنامه ریزی کردن افزایش می دهد . اغلب داده هایی که استخراج می شوند می توانند در پایگاه داده قرار گیرند زیرا این نوع از موتور های جستجو می توانند صفحات حاصل از جستجو را در پایگاه داده خود ذخیره نمایند.

اطلاعاتی که اغلب در بانک های اطلاعاتی برگ Data Warehouse ها ذخیره می شوند . اسناد متنی یا گزارش های دانش است که هر یک از آنها ممکن است شامل داده ، اطلاعات و دانش جمع آوری شده در طول سال های زیادی باشد.

اهمییت این روش زمانی بهتر معلوم می شود که ما دارای اطلاعات و داده های فراوانی باشیم و فقط قسمتهایی از آنها به کار ما بیاید (به درد ما بخورد).

Data Mining :

روشی برای جستجو داده ها و پیدا کردن روابط بین آنهایی که مهم است می باشد از این روابط بین داده ها می توان برای تصمیم گیری و پیش بینی در مورد آنها برای موارد مشابه در آینده استفاده کرد.

تمامی این روش ها ابزار های مفید Data Mining ها می باشد که شامل کسب اطلاعات بصورت اتوماتیک از منابع دیگر می باشند.

Data Minig های خبره ( با هوش ) اطلاعات را از درون داده ها پیدا کرده و قوانین بین آنها را بطور اتوماتیک پیش بینی می کنند.

این الگو ها و قوانین می توانند برای تصمیمات guide ، پیش بینی کردن جلوه های این تصمیمات مورد استفاده قرار گیرند.

KDD همچنین می تواند در هنگام برقراری ارتباط بین معانی داده ها و نوشته ها ، از ابزار های مدیریت و دانش و پست الکترونیک برای ساختن یک پرو فایل از کارمندان استفاده شود .Data Mining  ها می توانند تجزیه و تحلیل را با استفاده از احتیاجات تولیدی دانش فعال تر کنند.

**************************463******************************************************************************************

... باعث بهبود تعامل با مشتری  می گردد که این کار از طریق متصل کردن آنها به یک زنجیره تقاضای مجازی، هنگامی که تغییرات در حوزه نیازمندی های مشتریان به سرعت به طرحهای تولیدی منعکس می گردد، انجام میشود.

به منظور آزاد سازی پتانسیل های موجود در یکپارچگی سیستمها، XML ممکن است به یک زبان جهانی که همه فروشندگان واسط را شامل میشود،تبدیل گردد.( به کتاب Ruber 2000 مراجه کنید) 

فروشندگان به سرعت به سمت استفاده یکپارچه از مزایای ارائه شده توسط XML هستند. برای مثال، نرم افزار مدیریت محتوای شرکت Interwoven بنام Team site اکنون به طور کامل از XML پشتیبانی میکند و سازمانها را قادر به فراهم  آوردن محتویات در دسترس خود با هر فرمتی در سازمان خود می گرداند.

سرور پورتالهای XML ای بنام های Sequoia Software و Humming birds نیز از استاندارد  XML برای تبادلات داده ای خود استفاده می کنند.

پیاده سازی سیستم های مدیریت دانش

  چالش KSM  شناسایی و یکپارچه نمودن 3 اصل: فناوری های ارتباطی ، فناوری های همکاری ( فعالیت های مشترک) و فناوری های ذخیره و بازیابی برای رفع نیاز های سیستم های مدیریتی که بوسیله شبکه ها (اینترانت ها) ، ابزار های کار مشترک ( نرم افزار های گروهی) و بانک های اطلاعاتی ( برای ذخیره دانش) توسعه یافته اند  ،بود.

آنها از یک سلسله کامپوننت ها( اجزا) کنارگذاشته شده و قدیمی IT بوجود آمده اند. بسیای از سازمانها خصوصا بنگاه های بزگ مشاوره مدیریتی مانند Accenture , J.D.Edwards  توسعه داده اند.

ابزرا های کار گروهی ( گروه افزار ها) مانند (lotus Notes / domino.srver)  بسیاری از قابلیتهای KMS (مدیریت دانش) را فراهم نموده است.

سایر سیستم ها با یکپارچه کرن یک مجموعه از ابزار های فروشندگان چندتایی یا یکتا توسعه یافته اند.

به عنوان مثال J.D.Edwards از یک مجموعه از ابزار ها و محصولات مانند(KPMG)  ضعف ماکروسافت برای پیاده سازی تیم های بوستان دانش استفاده کرده است.در اوایل سال 2000 میلادی فناوری مدیریت دانش به سمت یکپارچه کردن سه جز گفته شده در قالب بسته مجزا میل کرده است . این اجزا در برگیرنده درگاههای دانش سازمانی و مدیریت دانش میباشند.

ابزار های فناورانه ای که از مدیریت دانش حمایت میکنند ، به عنوان  Know Ware شناخته شده هستند . اکثر بسته های نرم افزاری مدیریت دانش شامل یک یا چند تا از این هفت ابزار زیر است :

ابزار های کار گروهی ، سروز دانش پرتال های دانش سازمانی ، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی ، ابزار های درو کردن دانش ، موتور های جستجو و سوییت های مدیریت دانش .

بسیاری از بسته های نرم افزاری چندین ابزار را در خود دارند ، زیرا در یک سیستم مدریت دانش  حتما به ترکیبی از این ابزار ها نیاز است .برای مثال بیشتر سیستم های مدیریت اسنا الکترونیکی از قابلیت های نرم افزار ای گروهی نیز برخوردارند 

سیستم های مدیریت دانش را میتوان از یک یا چند شرکت خریداری کرد این سیستم ها رامیتوان از طریق بنگاه های بزرگ مشاوره و یا از تامین کننده های برنامه های کاربردی (ASP)  تامین شوند این 3 گزینه در بخش بعدی همین فصل شرح داده خواهند شد.

فروشندگان سیستم های اطلاعاتی سازمانی و شرکتهای توسعه نرم افزار:

 این دسته از تامین کنندگان بسته های متعدد نرم افزاری را ارائه می دهند؛ از ابزارهای شخصی گرفته تا بسته های مدیریت دانش مفهومی.

در زیر به معرفی 7 نمونه نرم افزار که برای km  استفاده می شود می پردازیم.

ابزار Collaboration یا گروه ابزار :

   اولین استفاده ی آن ها در کمک به مفهوم انقالات دانش در یک سازمان بود ، یکی از اولین سیستم های محاسباتی Collaborative یا سیستم های گروهی هستند که یک کار گروهی را پشتیبانی می کنند و همچنین ابزار را بهبود می بخشد ، در واقع شامل یک نوع ایده یا Brainstorming الکترونیکی می شود .

ابزار های دیگر Collaboration شامل Meeting Place(Latitude) ،

 Quick Place(Latus Development Group) ، e room Document Group(Documetum) ،

و Place ware(Place ware Inc.) می باشد 

   سرور های دانش :

  یک سرور دانش حاوی نرم افزار اصلی مدیریت دانش است ، که شامل منابع دانش میشود و دسترسی به دانش ها ، اطلاعا ت و داده های دیگر را میسر می کند ، مثال هایی از این سرور ها : Humming Bird ، نرم افزار Interaspect ، سرور اطلاعاتی Hyper Wave  ، نرم افزار  Sequoia ، 

Aytononys Intelligent Data Operating Layer(IDOL) که ارتباط میان کاربر با محتوی ، محتوی با محتوی و کاربر به کاربر را در میان ماژول هایی که قادر به سازماندهی برای یکپارچه سازی خصوصی سازی های مختلف ، Collabration و بازیابی اطلاعات هستند را برقرار می کند ، سرور ها منابع دانش را بهبود می بخشند ، یک محل مرکزی برای جستجو و دسترسی به اطلا عات در میان منابع زیاد مانند : اینترنت ، اینترانت ، پایگاه داده و سیستم های فایلی به وسیله ی تعمیم موثری از اطلاعات حساس به زمان موجود میباشد .

سرور اطلاعات یک سازمان را یکپارچه می کند .

Enterprise Knowledge Portal (EKPs)

 :

    در واقع یک راهرو به بسیاری از سیستمهای مدیریت دانش می باشد ، آنها راه کارهایی را برای اجرای سیستم های اطلاعاتی ، سیستم های پشیبانی گروهی ، Web Browser ها و سیستم های مدیریت پایگاه داده می گشاید .

  مطابق یک گزارش IDC مردم حدود 30% از وقتشان را صرف پیدا کردن اطلاعاتی مانند : پروژه های طراحی ، توابع مورد نیاز ، ویژگی های صنعتی و ... می کنند .

  EKP در واقع به معنای سازماندهی منابع فراوان یک سازمان میباشد. تا زمانیکه اطلاعات به طور دستی توسط یک سرور مدیریت میشود ، آمیخگی بیشتر یکپارچگی اطلاعات و ساز و کار آن گزارش میشود .

  تراکمهای پورتال هر یک از کاربر ها به اطلاعات کلی ازقبیل : داده و اسناد ، E-Mail ، لینک های وب و Query ها ، Dynamic Feed شبکه و لیست کارها و تقویم های تسهیم شده دارد .

هنگامی که اولین بار اطلاعات تشکیلات اقتصادی به مداخل ورودی بازاروارد شد ویژگیهای مدیریت دانش و اداره و رهبری جریان فروشندگی استقلال داخلی اقتصادی به شیوه امروزی از جمله تغییرات هسته مرکزی زندگی ،سوابق آگاهی و شکل و تصویری درست از نا آگاهی متنوع مردم را بشکل رایج امروزی شامل نمی شد .

مشاجرات و بحث های فروشندگی برای شرکتهای همچون اوراکل و مایکروسافت از  جمله این موارد می باشد.

اطلاعات بازار می تواند یک سلسله هزینه هایی کمتر از 500000 تا 8000000 باشد .

مراکز علمی پیشنهادهی را که می توانست مقیاسی از نقطه شروع و به نقطه بزرگ دیگری ختم شود جمع آوری کردند.این مراکز می توانند در داخل ورودی معماری به جای صندلی ساده موجود در قسمت بالای ساختمان باشد ساخته شود. راهی که بیشتر مداخل ورودی اینترانت آن را انجام می دهند .این مراکز اطلاعات منابع خارجی از EPR ،پروسهای تجزیه ای OLAP  و سیستمهای CRM را یکی می کنتد. این مراکز علمی حمایت ارتباط عملی را برای مدیریت های کلان ممکن و آنها را قادر به گسترش تبادل اطلاعات بین مداخل ورودی این شبکه می سازد و افزایش قدرت سیگنال مداخل ورودی اطلاعات (HIP)اطلاعات گرد آوری شده از منابع متجانس  و ویژگیهای دینامیکی ارتباط مدیریت ،صحت و درستی کیفیت اطلاعات ارتباطی را معین و محتوای آنان را تصویب کند.

اداره کردن اطلاعات بوسیله HIP بین منابع اطلاعاتی زیر ساخت شده و زیر ساخت نشده از راه اطلاعات قابل جستجو و استانداردها و معیارهای جسته و گریخته شده ممکن می باشد .

مدیریت الکترونیکی اسناد (EDM)

مدیریت الکترونیکی اسناد سیستمی است که بر روی مدارک الکترونیکی و همکاری متمرکز نظارت می کند .سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد به کاربران اجازه می دهد که تمامی مدارک مورد نیازشان را به طور عمومی از راه شبکه های موجود به دست آورند و همچنین کاربران را قادر به استفاده ساده تر می سازد.همچنین به آنها جهت ایجاد اسناد و دیدگاههای جدید در آن کمک می کند.مخزن فایلها دستیابی سریع به اطلاعات و جستجو کردن درمیان آنها به صورت دستی و بوسیله PFIZER راممکن می سازد و اهمیت آن در این است که این امکان اگر وجود نداشت جستجوی اطلاعات خاصی در میان اطلاعات دیگر همانند جستجوی یک برگه خاص در میان کامیون پر از برگه است سیستم تقسیم اسناد اجازه می دهد که بطور مستقیم به اسناد رایج وموجود در میان تعدادی از سیستم های EDM از جمله WIEWSTAR و EISTREAM و FILENET-FLY دستیابی پیداکرد.

ابزارهای برداشت دانش 

بطور امیدوار کننده ای ابزارهای برای دستیابی به دانش وجود دارند که  وقتی به آنها اجازه توزیع دانش بطور حداقل برای درگیری تلاشهایی برای برداشتهای علمی ممکن می سازد .

دستیابی به گونه های از ابزار در KMS یک آرزو و آرمان برای نزدیک شدن به دستیابی به دانش است . بعنوان مثال سیستم علمی TACIT نرم افزارهای تخصصی است که برای تجزیه و تحلیل ایمیلهایی فرستاده شده و موضوعات مربوط به آن بکار می رود .

اجزای سیستمهای مدیریت دانش

ریچارد وان ریک مدیر شرکت بین المللی  حقوقی BACETORENTO  می دانست که چه نوع سیستم در حال جستجوی اسناد شرکتها و کمپانی و دانش بکار می رود واو یک سال از عمر خود را صرف معین کردن درخواستهایش و در رسم مجموعه نمودار جریان امور صنعتی و پیچیده در وایت بردش کرد.

همچنین SMITKLONS می خواست هزار جز اطلاعات را پیدا می کند و دیدگاههای مختلف افراد را در اطلاعاتش را جمع کند و سطح بالایی از ارتباط مدیریتی را برقرار سازد .

وان ریک در جستجوی اسناد ابزارهای مدیریت و همچنین سخت نمودن راههای عملی حقوقی برای وکیل مدافعان ملاحظه کرد .او گفت :ما نیاز به محیطی قابل انعطاف داریم که هم بتواند پیاممان را با مهارت درست کنیم و هم به مردم اجازه ادامه کار در آنچه وان ریک می گوید را بدهد او می گوید :" وکیل مدافعان تولید کنندگان اسناد هستند آنها به خاطر تمرکز زمان ، بیشتر وقتشان را صرف جمع آوری مدارک شرکتهایش می کنند زیرا و کالتها و حمایتهای متخصصان هر یک مجزا از هم بود و معمولا انعکاس مجدد درخواست یک منطقه محدود عملی را داشت .وان ریک می دانست که آنها ممکن است اظهار تنفر و تنش نسبت به سیستم سخت و غیر قابل انعطاف کم بصورت پرسنل در آید و فراوانی اسناد دانش و سیستم ورودی و رسیدن به حقوق سختی کار ممکن است .و هر کدام از اسناد نقطه ضعف و قوتی دارد .بینش و نظریاتشان یکسان است .وان ریک در پی در راه حل بهتری برای افزایش امواج اطلاعاتی ورودی در مراحل مدیریت اطلاعات بود.و می گوید آنچه که من دوست داشتم درباره افزایش محیط اطلاعات ورودی مداخل این بود که به محض آنکه یک چارچوب عملی برای شروع طرحهای عملی  و محتوای اسناد کنیم می توانیم کلید مناظرات و عباراتی را در فایلهایمان  داشته باشیم .او می گوید شرکتها ،نظرات مشخصی ومعینی در مورد چگونگی بخشهای اطلاعات بطور عملی دارند .این طرحها شامل هزار قانون اسناد تولید شده بوسیله نرم افزارهای اختصاصی درخواست شده برای مناطق علمی مختلف می باشد .

اسمیت لانیز کارکرد ورودی توسعه دهنده ای برای مرسوم سازی دیدگاهها بر روی دسک تاپ کامپیوترهای شخصی برای افزایش اطلاعات کاربران و صفحه های اینترنت و فعالیت شرکتهای اطلاعاتی نصیب کند .در توسعه اینترنت هر یک از وکیل مدافعان را قادر به ارائه گزارشی درباره وضعیت موکلان خود و تحویل اسناد آنها وقرارداد بستن با آنها .

در ساختن ورودی DM اجازه می دهد که جستجوهای وکیل مدافعان و متخصصان غیر قابل پیش بینی و دارای امنیت باشد و همچنین وکیل مدافعان می توانند دانشهای جمع آوری شده را با دانشجویان در مناطق مختلف علمی به سادگی تبادل کنند .

عوامل لازم برای شناسایی (اکتشاف) هر چه بیشتر 

اعمال قانون در مورد مشاغل مختلف چگونه است؟ چطور می توان دروازهها و مراحل دانش را طبق سیستم قانونی انجام داد ؟

منظور از اظهار نظر فنی ، ارائه نظر مستقیم و پیشنهاد ایجاد راههای ارتباط بین کارشناسان است و هدف از ارائه آن حفظ آرامش برای کارشناسان اهمال  استقلال داخل اجرای دانش در سیستم تجزیه و تحلیل روی ایمیل و اسناد استاندارد از نمونه های دیگر است.

گونه های مختلف نرم افزار اجرای برنامه های یک گروه سازمان یافته را ممکن می سازد و دستیابی به اطلاعات قابل استفاده را برای آنان ممکن می سازد .

موتورهای جستجو:

اجزا ی موتور جستجو گر برای رسم و تابعهای مدیریت دانش موقعیتها و بازیافت مدارک لازم از مجموعه جمع آوری شده را ممکن می سازد .

شرکتهای شبیه گوگل و انیکوتومی  تقدیم کننده انتخاب وسیعی براین موتور جستجو گر هستند که ظرفیت محتوایی و فایلهای کاتالوگی در فرمتهای گوناگون و نیز بازیاب اسناد برای تحقیقات و پرسشهای کاربران را دارند.

توالی مدیریت دانش:

توالی مدیریت راه حلهایی برای مدیریت دانش خارج از جعبه جمع آوری شده است و شامل ارتباطات و همکاری و تکنولوژی ذخیره سازی در داخل جعبه های سیگنالهای مناسب است .

دانش مدیریت باید از سرتاسر پایه های درونی اطلاعات و دیگر منابع خروجی علمی باشد بنابراین مقداری اطلاعات جمع آوری خواسته شده جهت نصب توالی مدیریت دانش هستند و روشهای قدرتمند توسعه  KMs   می باشند.